Emails sécurisés

Sécuriser les messageries des élus :

conformité, RGPD & protection juridique

L'usage d'adresses e-mails personnelles (@gmail.com, @yahoo.fr, @orange.fr...) par les agents ou les élus municipaux pour traiter les dossiers de la commune expose aujourd'hui votre collectivité et les élus eux-mêmes à des risques majeurs.

Pour accompagner votre mairie dans sa mise en conformité, nous proposons la mise en place de comptes e-mails professionnels liés au nom de domaine de votre mairie et hébergés exclusivement en France, répondant aux impératifs suivants :

1 - Sécurité & souveraineté des données

Les données des citoyens ne doivent pas transiter par des serveurs étrangers ou être stockées sur des serveurs étrangers dès lors qu’une alternative sécurisée existe. Notre solution garantit que vos échanges et données restent en France.

2 - Archivage et continuité de service

• Valeur administrative : les échanges d'un élu dans le cadre de son mandat sont des documents administratifs. Sur une boîte personnelle, ils sont impossibles à archiver ou à produire en cas de contrôle ou de litige.

• Maîtrise de l'information : Si un élu perd ses accès ou quitte ses fonctions, la mairie doit pouvoir récupérer la gestion de l'adresse pour assurer le suivi des dossiers.

3 - Protection de l'élu & risques juridiques

L'usage d'une boîte privée présente des dangers concrets pour l'élu :

• Risque judiciaire : En cas de plainte d'un administré, la justice pourrait techniquement demander l'accès à l'ensemble de la boîte personnelle de l'élu pour extraire des preuves, exposant ainsi sa vie privée.

• Risque de sécurité : Les boîtes personnelles sont souvent moins protégées et leurs mots de passe circulent plus facilement en raison de leur utilisation privée, facilitant le piratage et l'usurpation d'identité.

• Déontologie : La confusion des genres entre vie privée et fonction publique peut porter préjudice à l'image et à la déontologie de l'élu.

4 - La force du nom de domaine officiel :
l'identité numérique certifiée

L'utilisation d'un nom de domaine propre à la mairie (ex: @votre-commune.fr) est le premier rempart contre l'usurpation d'identité. Elle certifie l'identité des élus et renforce la crédibilité de l'institution auprès des administrés et des services de l'État (Préfecture, Trésor Public). Via des protocoles de sécurité avancés, elle garantit également que vos messages ne sont ni falsifiés ni bloqués par les filtres antispam.

5 - Optimisez la collaboration et la gestion de vos données

Pour faciliter le travail de vos équipes, nos solutions incluent des outils collaboratifs performants. Que vous choisissiez Zimbra ou M365, vos élus bénéficient de la synchronisation en temps réel des agendas et des contacts partagés, indispensable pour la coordination des services. La suite M365 permet, en complément, une gestion avancée de vos documents avec une édition sécurisée et partagée. 

L’ensemble de vos fichiers et échanges est chiffré, protégé contre les virus et intégralement hébergé en France pour garantir votre souveraineté numérique

Xavier

04 71 63 85 38

Mathias

04 71 63 87 75